ประกาศความเป็นส่วนตัว / Privacy Notice — ขอลา (askforleave)

ภาษาไทย

1. ใครประมวลผลข้อมูลของท่าน

นายจ้างของท่าน [ชื่อบริษัทนายจ้าง] เป็น ผู้ควบคุมข้อมูลส่วนบุคคล ตาม พ.ร.บ.คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 (PDPA) — เป็นผู้กำหนดวัตถุประสงค์และวิธีการประมวลผล ระบบ ขอลา (askforleave) เป็น ผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล ซึ่งประมวลผลตามคำสั่งที่เป็นลายลักษณ์อักษรของผู้ควบคุมเท่านั้น (ตามข้อตกลงการประมวลผลข้อมูลระหว่างนายจ้างกับ askforleave)

2. ข้อมูลที่ประมวลผล วัตถุประสงค์ และฐานทางกฎหมาย

การประมวลผลเพื่อการจ้างงาน ไม่อาศัยความยินยอม — ท่านจึงไม่อาจ “ถอนความยินยอม” สำหรับข้อมูลหมวดสัญญาจ้าง/หน้าที่ตามกฎหมายได้ ระบบบันทึกการรับทราบประกาศฉบับนี้ (ชนิด PRIVACY_NOTICE พร้อมเลขเวอร์ชัน) ไว้เป็นหลักฐานว่าท่านได้รับแจ้งแล้วเท่านั้น

3. ระยะเวลาเก็บรักษา

• ระหว่างการจ้างงาน: เก็บตลอดอายุการจ้าง
• หลังพ้นสภาพพนักงาน: เก็บอย่างน้อย 2 ปี ตามหน้าที่เก็บทะเบียนลูกจ้างใน กฎหมายคุ้มครองแรงงาน หลังจากนั้นข้อมูลระบุตัวตนจะถูก ทำให้เป็นนิรนาม เมื่อมีการร้องขอหรือครบตามนโยบายของนายจ้าง
• ใบรับรองแพทย์: ไฟล์ถูก ลบออกจากระบบ เมื่อทำให้เป็นนิรนาม
• บันทึกตรวจสอบ (audit log): เก็บต่อไปโดยไม่ทำให้เป็นนิรนาม เพื่อการพิสูจน์ ข้อพิพาทแรงงานตามข้อยกเว้น ม.33 (การก่อตั้ง/ใช้/ต่อสู้สิทธิเรียกร้องตามกฎหมาย)

4. ผู้รับข้อมูล / ผู้ประมวลผลช่วง

• LINE (LY Corporation ประเทศญี่ปุ่น) — การส่งข้อความและยืนยันตัวตน (การโอนข้อมูลไปต่างประเทศ: มาตรการคุ้มครองอยู่ระหว่างการกำหนด)
• ผู้ให้บริการอีเมล (SMTP) ของนายจ้าง — การส่งอีเมลแจ้งเตือนและคำเชิญ
• ผู้ให้บริการโฮสติ้ง — [จะระบุเมื่อเข้าสู่ช่วงติดตั้งใช้งานจริง]

5. สิทธิของท่าน

6. ติดต่อ

ผู้ควบคุมข้อมูล: [ชื่อบริษัทนายจ้าง] — [อีเมล/ที่อยู่ผู้ประสานงาน PDPA ของนายจ้าง]
ผู้ประมวลผลข้อมูล: askforleave — [อีเมลติดต่อ askforleave]

English

1. Who processes your data

Your employer [Employer Company Name] is the data controller under Thailand's Personal Data Protection Act B.E. 2562 (PDPA). askforleave is the data processor, acting only on the controller's documented instructions under a Data Processing Agreement.

2. What is processed, and on what basis

• Identity data (name, email, employee code) — contract necessity (s.24(3)).
• Employment data (department, manager, join/end dates, role) — contract necessity + legal obligation (Labour Protection Act record-keeping, s.24(6)).
• Leave records (requests, balances, decisions, adjustments) — contract necessity + legal obligation.
• Health data — medical certificates (sick leave spanning 3+ working days): explicit consent (s.26) captured at upload, with the labour-law compliance exemption under s.26 noted as a fallback basis.
• LINE identifiers (userId you voluntarily bind) — consent; unbind anytime.

Employment processing does NOT rely on consent; your recorded acknowledgment of this notice (kind PRIVACY_NOTICE with a policy version) is proof of being informed, not a lawful basis.

3. Retention

Life of employment; then at least 2 years post-termination (labour-law record-keeping); then identifying data is anonymized on request or per the employer's policy. Certificate files are deleted at anonymization. Audit logs are retained un-anonymized for legal-claim defensibility (s.33 exemption).

4. Recipients / sub-processors

LINE (LY Corporation, Japan — cross-border safeguard to be determined), the employer's SMTP/email provider, and the hosting provider [TBD at deployment].

5. Your rights

Access/export: self-service JSON via GET /api/v1/me/data-export. Rectification: via your HR (manual process). Erasure: implemented as anonymization after employment ends and retention lapses; leave and audit records survive under the s.33 exemptions. Objection/restriction: request to the controller (manual process). Withdrawal of health-data consent: possible at any time — consequence: certificate-requiring leave requests cannot be filed through the system. Complaints: the Personal Data Protection Committee (PDPC).

6. Contact

Controller: [Employer Company Name] — [employer PDPA contact].
Processor: askforleave — [askforleave contact email].